Toimintaohje

Biotie Therapies Oyj

Toimintaohje

Otettu käyttöön 11.6.2015

Johdanto

Biotie Therapies Oyj:n hallitus on ottanut käyttöön tämän liiketoiminnan ja eettisten menettelytapojen toimintaohjeen (”Toimintaohje”), joka sisältää yhteenvedon Biotie Therapies Oyj:n ja sen tytäryhtiöiden työntekijöiden sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenten (yhdessä ”Yhtiö”) toimintaa ohjaavista normeista.  Vaikka tässä Toimintaohjeessa esitetyt normit kattavat laaja-alaisesti liiketoimintakäytäntöjä ja -menettelyjä, ne eivät pysty kattamaan eivätkä kata kaikkia mahdollisesti ilmeneviä ongelmia tai tilanteita, joissa on tehtävä eettisiä päätöksiä. Normeissa kuvataan pikemminkin tärkeimmät ohjaavat periaatteet, jotka vastaavat Yhtiön käytäntöjä ja määrittelevät edellytyksiä Yhtiön palveluksessa toimimiselle.

Meidän on pyrittävä vaalimaan rehellistä ja vastuullista toimintakulttuuria.  Sitoutumisemme äärimmäisen korkeatasoiseen eettiseen toimintaan tulisi ilmetä kaikesta Yhtiön liiketoiminnasta, mukaan lukien mutta ei rajoittuen suhteessa työntekijöihin, asiakkaisiin, toimittajiin, kilpailijoihin, yleisöön sekä osakkeenomistajiimme ja ADS-todistustemme omistajiin.  Kaikkien työntekijöidemme sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenten on toimittava tämän Toimintaohjeen kirjaimen ja hengen mukaisesti sekä pyrittävä välttämään kaikkea toimintaa, joka saattaisi edes vaikuttaa sopimattomalta.  Myös hyvää tarkoittavat toimet, jotka ovat lain tai tämän Toimintaohjeen vastaisia, saattavat aiheuttaa kielteisiä seuraamuksia Yhtiölle ja kyseisiin toimiin osallistuneille henkilöille.

Yhtiömme arvokkaimpia voimavaroja on maineemme lahjomattomana, ammattimaisena ja rehtinä.  Meidän kaikkien tulee ymmärtää, että tekomme ovat maineemme perusta ja että tämän Toimintaohjeen ja soveltuvien lakien noudattaminen on välttämätöntä.

Eturistiriidat

Työntekijämme sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenet ovat velvollisia toimimaan rehellisesti ja eettisesti sekä Yhtiön edun mukaisesti.  Kaikkien työntekijöiden sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenten tulee pyrkiä välttämään tilanteita, joissa voi syntyä mahdollinen tai konkretisoitunut eturistiriita heidän omien etujensa ja Yhtiön etujen välille.

”Eturistiriidasta” on kyse kun henkilön yksityiset edut ovat ristiriidassa tai vaikuttavat olevan ristiriidassa Yhtiön, mukaan lukien tytär- ja osakkuusyhtiöiden, edun kanssa.  Eturistiriita voi ilmetä, jos työntekijä taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsen ryhtyy sellaisiin toimiin tai jos hänellä on sellaisia intressejä, jotka saattavat vaikeuttaa kyseisen henkilön objektiivista ja tehokasta työskentelyä.  Eturistiriitoja voi ilmetä myös silloin, jos työntekijä taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsen (tai tällaisen henkilön perheenjäsen) hyötyy sopimattomalla tavalla henkilökohtaisesti asemastaan Yhtiössä.

Ei ole mahdollista kuvata kaikkia tilanteita, joissa eturistiriitoja voi ilmetä. Seuraavassa on kuitenkin esitetty muutamia esimerkkejä tilanteista, joihin saattaa liittyä eturistiriita:

  • Yhtiöön työsuhteessa olevan tai sen toimielimeen kuuluvan henkilön työskentely missä tahansa tehtävässä Yhtiön kilpailijalle, asiakkaalle tai toimittajalle.
  • Suurempien kuin pienimuotoisten lahjojen, henkilökohtaisten alennusten (mikäli tällaisia alennuksia ei tarjota julkisesti yleisölle) tai muiden henkilön asemasta Yhtiössä johtuvien etujen vastaanottaminen Yhtiön kilpailijalta, asiakkaalta tai toimittajalta.
  • Kilpaileminen Yhtiön kanssa omaisuuden, tuotteiden, palveluiden tai muiden etujen ostamiseksi tai myymiseksi.
  • Yhtiöön työsuhteessa olevalla tai sen toimielimeen kuuluvalla henkilöllä on jokin intressi transaktiossa, joka liittyy Yhtiöön taikka johonkin sen kilpailijaan, asiakkaaseen tai toimittajaan (muussa ominaisuudessa kuin Yhtiön työntekijänä taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsenenä ja lukuun ottamatta tavanomaisia sijoituksia julkisen kaupankäynnin kohteena oleviin yhtiöihin).
  • Yhtiöön työsuhteessa oleva tai sen toimielimeen kuuluva henkilö saa lainan tai jotakin velvoitetta koskevan takauksen johtuen hänen asemastaan Yhtiössä.
  • Liiketoiminnan ohjaaminen toimittajalle, jonka omistajana tai johtajana toimii tai jonka palveluksessa työskentelee Yhtiön työntekijän taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsenen sukulainen tai ystävä.

Eturistiriitatilanteet eivät välttämättä aina ole selkeitä tai helppoja ratkaista.  Työntekijän on ilmoitettava mahdollisista eturistiriidoista talousjohtajalle.

Jos Yhtiön työntekijän taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsenen henkilökohtaisten ja ammatillisten suhteiden tai toimien välillä ilmenee konkretisoitunut tai mahdollinen eturistiriita, kyseisen työntekijän taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsenen on toimittava tällaisessa eturistiriitatilanteessa eettisesti ja tämän Toimintaohjeen määräysten mukaisesti.

Julkistettavien tietojen laatu

Yhtiö on velvollinen viestimään tehokkaasti osakkeenomistajiensa ja ADS-todistustensa omistajien kanssa siten, että nämä saavat täydellistä ja täsmällistä tietoa Yhtiön taloudellisesta asemasta ja toiminnan tuloksesta.  Yhdysvaltain arvopaperimarkkinoita valvovalle viranomaiselle (U.S. Securities and Exchange Commission) ja Nasdaqille toimitettujen tai lähetettyjen raporttiemme ja asiakirjojemme sekä muun julkisen viestintämme tulee sisältää täydellisiä, rehellisiä, täsmällisiä, ajantasaisia ja ymmärrettäviä tietoja. Yhtiö on perustanut tällaisen viestinnän valvonnassa avustavan tiedonantokomitean, johon kuuluu ylimmän johdon jäseniä sekä viestinnästä ja/tai sijoittajasuhteista vastaavia henkilöitä.

Lakien, sääntöjen ja määräysten noudattaminen

Olemme sitoutuneet harjoittamaan liiketoimintaamme rehellisesti ja lahjomattomasti sekä joka suhteessa soveltuvien lakien, sääntöjen ja määräysten mukaisesti.  Yhtiön työntekijä taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsen ei saa mistään syystä toimia, eikä kehottaa muita toimimaan, laittomasti tai epäeettisesti.

Jos työntekijä epäilee, että jokin käytäntö ei välttämättä ole soveltuvien lakien, sääntöjen tai määräysten mukainen, tai jos hänellä on muuten kysyttävää soveltuvista laeista, säännöistä tai määräyksistä, hänen on otettava yhteys työnjohtajaansa/esimieheensä tai talousjohtajaan.

Toimintaohjeen noudattaminen ja laittomasta tai epäeettisestä toiminnasta ilmoittaminen

Kaikkien työntekijöiden sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenten odotetaan noudattavan kaikkia tämän Toimintaohjeen määräyksiä.  Toimintaohjeen noudattamista valvotaan tarkasti ja rikkomuksiin puututaan välittömästi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että Toimintaohjeen määräyksiä rikkovat henkilöt voivat joutua oikaisevien toimenpiteiden ja/tai soveltuvissa tilanteissa kurinpitotoimien, kuten työsuhteen irtisanomisen tai purkamisen, kohteeksi. Jos Toimintaohjeen rikkomiseen liittyy laittomuuksia, asiasta ilmoitetaan asianmukaisille viranomaisille.

Tilanteet, joissa on toimittu epäeettisesti taikka lakien, sääntöjen, määräysten tai tämän Toimintaohjeen vastaisesti, eivät välttämättä ole selkeitä, ja niissä saatetaan joutua käyttämään harkintaa tai tekemään vaikeita päätöksiä.  Työntekijöiden sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenten tulee ilmoittaa viipymättä kaikista epäeettistä toimintaa taikka lakien, sääntöjen, määräysten tai tämän Toimintaohjeen vastaista toimintaa koskevista huolenaiheistaan työnjohtajalleen/esimiehelleen tai talousjohtajalle. Jos kyseessä on kirjanpitoon, sisäiseen kirjanpidon valvontaan tai tilintarkastukseen liittyvä huolenaihe, siitä tulee ilmoittaa hallituksen tarkastusvaliokunnalle.

Kaikista hallituksen tai ylimmän johdon jäsenen epäeettistä toimintaa koskevista huolenaiheista taikka lain, sääntöjen, määräysten tai tämän Toimintaohjeen rikkomista koskevista huolenaiheista tulee ilmoittaa viipymättä hallitukselle tai tarkastusvaliokunnan puheenjohtajalle, ja tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ilmoittaa asiasta hallitukselle.  Jos edellä mainitut huolenaiheet liittyvät tarkastusvaliokunnan puheenjohtajaan, niistä tulee ilmoittaa hallitukselle.  Rikkomuksista voi ilmoittaa hallitukselle myös nimettömästi.  Nimettömässä ilmoituksessa tulee antaa riittävät tiedot tapauksesta tai tilanteesta, jotta Yhtiö voi tutkia asian kunnolla.  Jos huolenaiheet tai valitukset edellyttävät luottamuksellisuutta, kuten pidättymistä jonkun henkilöllisyyden ilmaisemisesta, pyrimme vaalimaan tätä luottamuksellisuutta soveltuvien lakien, määräysten ja oikeusprosessien sallimissa määrin.

Yhtiö kehottaa kaikkia työntekijöitään sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäseniään ilmoittamaan kaikista rikkomusepäilyistä viipymättä. Yhtiö aikoo tutkia perusteellisesti kaikki vilpittömässä mielessä tehdyt rikkomuksia koskevat ilmoitukset.  Yhtiö ei hyväksy minkäänlaisia kostotoimia, jotka johtuvat vilpittömässä mielessä tehdyistä väärinkäytöksiä koskevista ilmoituksista tai valituksista. Se, että kaikki työntekijät sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenet voivat viestiä avoimesti mahdollisista ongelmista ja huolenaiheista vailla pelkoa rangaistuksesta tai kostotoimista, on tämän Toimintaohjeen menestyksekkään täytäntöönpanon ehdoton edellytys. Työntekijöiden edellytetään osallistuvan sisäisiä väärinkäytöksiä ja epäeettistä toimintaa koskeviin tutkimuksiin.

Yhtiössä ymmärretään, että tätä Toimintaohjetta on sovellettava tasapuolisesti kaikkiin, joita se koskee.  Talousjohtajalla on hallituksen valvonnan alla ensisijainen toimivalta ja vastuu tämän Toimintaohjeen täytäntöönpanosta, ja Yhtiö kohdistaa talousjohtajalle resurssit, jotka hänen voidaan kohtuullisesti katsoen arvioida tarvitsevan sellaisten käytäntöjen perustamiseksi, joiden avulla voidaan luoda vastuullinen toimintakulttuuri ja edistää tämän Toimintaohjeen noudattamista.  Tätä Toimintaohjetta koskevat kysymykset tulee osoittaa talousjohtajalle.

Rikkomuksista ilmoittaminen viranomaisille

Kaikilla työntekijöillä on oikeus:

  • Ilmoittaa mahdollisesta lain tai määräysten rikkomisesta, joka on tapahtunut, tapahtuu parhaillaan tai tulee tapahtumaan, viranomaiselle tai itsesääntelyelimelle;
  • Tehdä vapaaehtoisesti yhteistyötä itsesääntelyelimen tai viranomaisen kanssa tai vastata tällaisen tahon tiedusteluun taikka antaa todistajanlausunnon tällaiselle taholle;
  • Tehdä ilmoituksia tai antaa tietoja viranomaisille ilmoittamatta tästä etukäteen Yhtiölle ja/tai ilman Yhtiön lupaa; ja
  • Vastata totuudenmukaisesti todistajaksi haastettuna.

Kaikilla työntekijöillä on oikeus välttyä kostotoimilta, jotka johtuvat siitä, että työntekijä on antanut joko Yhtiölle sisäisesti tai mille tahansa viranomaiselle tai itsesääntelyelimelle tietoja, joiden kyseinen työntekijä on perustellusti voinut uskoa liittyvän mahdolliseen lain rikkomiseen. On Yhdysvaltain liittovaltion lain vastaista ryhtyä kostotoimiin sellaista henkilöä vastaan, joka on ilmoittanut mahdollisista rikkomuksista joko sisäisesti tai mille tahansa viranomaiselle tai itsesääntelyelimelle. Kostotoimia ovat esimerkiksi työntekijän työsuhteen irtisanominen tai purkaminen, työntekijän alentaminen, määräaikainen työstä pidättäminen tai uhkailu, häirintä tai mikä tahansa muu syrjintä, jonka taustalla on työntekijän mahdollisesti tekemä laillinen toimenpide. Yhtiön on lainvastaista ryhtyä kostotoimiin sellaista työntekijää vastaan, joka on ilmoittanut mahdollisista rikkomuksista joko sisäisesti tai mille tahansa viranomaiselle tai itsesääntelyelimelle.

Tämän Toimintaohjeen sisällöstä ja muista seikoista riippumatta Yhtiön työntekijä voi luovuttaa Yhtiötä koskevia luottamuksellisia tietoja, mukaan lukien tietoa mahdollisista työntekijän ja Yhtiön välisten salassa pidettävien sopimusten (kuten työ- ja irtisanomissopimusten) olemassaolosta ja niiden ehdoista, mille tahansa viranomaiselle tai itsesääntelyelimelle.

Yhtiö ei voi vaatia työntekijän peruuttavan ilmoituksen, jossa väitetään mahdollisten lakia tai määräyksiä koskevien rikkomusten tapahtuneen, eikä Yhtiö voi tarjota työntekijälleen houkuttimia, kuten maksua, jotta hän toimisi näin.

Soveltuvista ilmiantajien suojelua koskevista laeista johtuvista työntekijän oikeuksista tai oikeusturvakeinoista, kuten mahdollisesta rahapalkkiosta, ei voida luopua sopimusteitse taikka käytännön tai työsopimuksen ehtojen, kuten riitaa edeltävän välityssopimuksen, perusteella.

Vaikka ilmiannon tehnyt työntekijä olisi osallistunut mahdolliseen lain rikkomiseen, hänellä voi olla oikeus osallistua soveltuvien ilmiantajien suojelua koskevien lakien mukaisiin salassapitoa ja kostotoimilta suojelemista koskeviin menettelyihin, ja hän saattaa kyseisten lakien nojalla olla myös oikeutettu palkkioon.

Poikkeamat ja muutokset

Kaikista tämän Toimintaohjeen hallituksen tai ylimmän johdon jäseniä koskevista määräyksistä, joista on poikettu (mukaan lukien implisiittiset poikkeukset), tiedotetaan Yhtiön osakkeenomistajille ja ADS-todistusten omistajille lehdistötiedotteella ja lomakkeella 6-K tai Yhtiön tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa (Yhdysvalloissa lomakkeella 20-F). Muiden työntekijöiden osalta tämän Toimintaohjeen määräyksistä voidaan poiketa vain toimitusjohtajan tai talousjohtajan päätöksen perusteella. Yhtiön nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan on hyväksyttävä tämän Toimintaohjeen muutokset, joista tiedotetaan niin ikään Yhtiön tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa (Yhdysvalloissa lomakkeella 20-F).

Sisäpiirintietoon perustuva kaupankäynti

Yhtiöön liittyvän julkistamattoman tiedon käyttäminen arvopaperikaupassa tai Yhtiöön liittyvän julkistamattoman tiedon ilmaiseminen perheenjäsenelle, ystävälle tai muulle henkilölle on laitonta. Kaikkien tällaisen julkistamattoman tiedon on katsottava olevan sisäpiirintietoa, eikä tällaista tietoa saa koskaan käyttää henkilökohtaisen edun tavoitteluun. Työntekijöiden tulee tutustua ja noudattaa Yhtiön käytäntöjä, joiden tarkoituksena on ehkäistä sisäpiirinkauppaa (sisäpiirisäännöt). Sisäpiirisäännöistä jaetaan kopiot kaikille työntekijöille sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenille, ja kopioita on saatavana myös talousjohtajalta.  Työntekijän on otettava yhteys talousjohtajaan, jos hänellä on kysyttävää siitä, voiko hän ostaa tai myydä arvopapereita.

Luottamuksellisten tietojen suojaaminen

Liiketoiminnassamme muodostuneet ja kertyneet luottamukselliset tiedot ovat arvokas osa Yhtiön omaisuutta. Kyseisten tietojen suojaaminen on ensiarvoisen tärkeää tuotekehityksemme ja kilpailukykymme kannalta, ja kaikkia tällaisia tietoja tulee käsitellä ehdottoman luottamuksellisesti, paitsi jos tietojen antaminen perustuu Yhtiön päätökseen tai lakiin.

Luottamuksellisia tietoja ovat kaikki julkistamattomat tiedot, jotka saattaisivat olla hyödyllisiä Yhtiön kilpailijoille tai joiden luovuttamisesta olisi haittaa Yhtiölle, sen asiakkaille tai sen toimittajille.  Myös immateriaalioikeudet, kuten liikesalaisuudet, patentit, tavaramerkit ja tekijänoikeudet, sekä liiketoiminta- ja tutkimussuunnitelmat ja uusia tuotteita koskevat suunnitelmat, tavoitteet ja strategiat, rekisterit, tietokannat, palkka- ja luontaisetutiedot, työntekijöiden terveystiedot, asiakas-, työntekijä- ja toimittajaluettelot sekä kaikki julkistamattomat talous- tai hintatiedot on suojattava.

Luottamuksellisten tietojen luvaton käyttö tai jakaminen rikkoo Yhtiön käytäntöjä ja mahdollisesti lakia.  Kyseisten tietojen käyttämisestä tai jakamisesta saattaa aiheutua sekä Yhtiölle että kyseisiä toimia tehneille henkilöille kielteisiä seuraamuksia, kuten mahdollisia oikeudellisia tai kurinpidollisia toimia.  Kunnioitamme muiden yhtiöiden oikeuksien suojaa ja luottamuksellisiin tietoihin liittyviä oikeuksia ja edellytämme työntekijöidemme sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenten kunnioittavan tällaisia oikeuksia.

Työntekijän velvollisuus suojata Yhtiön luottamuksellisia tietoja jatkuu myös työsuhteen päätyttyä, ja työntekijän on palautettava kaikki hallussaan olevat luottamukselliset tiedot, kun hänen työsuhteensa Yhtiöön päättyy.

Yhtiön omaisuuden suojaaminen ja asianmukainen käyttö

Yhtiön omaisuuden suojaaminen katoamiselta, varkauksilta ja muilta väärinkäytöksiltä kuuluu jokaisen työntekijän sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenen vastuulle.  Yhtiön omaisuuden katoaminen, varastaminen ja väärinkäyttö vaikuttavat suoraan kannattavuuteemme.  Kaikista epäilyistä, jotka koskevat omaisuuden katoamista, väärinkäytöksiä tai varkauksia, tulee ilmoittaa talousjohtajalle.

Yhtiön laitteet, ajoneuvot, tarvikkeet ja elektroniikkaan liittyvät resurssit (mukaan lukien laitteistot, ohjelmistot ja niihin tallennetut tiedot) on tarkoitettu ainoastaan liiketoimintamme harjoittamiseen.  Niitä saa käyttää vain Yhtiön liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin Yhtiön ohjeiden mukaisesti.

Liiketoimintamahdollisuudet

Työntekijät sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenet eivät saa itse hyödyntää liiketoimintamahdollisuuksia, joita Yhtiön omaisuuden, tietojen tai aseman käytön myötä ilmenee.  Työntekijät sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenet eivät saa käyttää Yhtiön omaisuutta, tietoja tai asemaa henkilökohtaisen edun tavoitteluun, eivätkä työntekijät sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenet saa ryhtyä Yhtiön kanssa kilpailevaan toimintaan. Yhtiön kanssa kilpaileva toiminta voi olla ryhtyminen toimimaan samalla toimialalla kuin Yhtiö tai mikä tahansa tilanne, jossa työntekijä taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsen vie Yhtiöltä tilaisuuksia myydä tai ostaa omaisuutta, tuotteita, palveluja tai etuja.  Työntekijät sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenet ovat velvollisia edistämään Yhtiön oikeutettuja intressejä aina, kun siihen on tilaisuus.

Vilpitön toiminta

Jokaisen Yhtiön työntekijän sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenen tulee pyrkiä toimimaan aina vilpittömästi ja eettisten liiketoimintakäytäntöjen mukaisesti asiakkaiden, toimittajien, kilpailijoiden, suuren yleisön ja toistensa kanssa. Kenenkään ei tule pyrkiä hyötymään epäoikeutetusti toisen kustannuksella manipuloinnin, salaamisen, luottamuksellisen tiedon väärinkäytön, olennaisten seikkojen vääristelyn tai minkään muun vilpillisen menettelyn avulla.  Lahjuksia tai muita vastaavia maksuja ei saa antaa missään muodossa suoraan tai välillisesti kenellekään tai kenenkään puolesta liiketoiminnan hankkimiseksi tai säilyttämiseksi tai minkään muun suotuisan toimen aikaansaamiseksi.  Mikäli kyseisiä määräyksiä rikotaan, Yhtiöön ja kyseisiä toimia tehneisiin työntekijöihin taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäseniin saattaa tämän ohjeen rikkomisen johdosta kohdistua kurinpitotoimia sekä mahdollisia siviili- ja rikosoikeudellisia seuraamuksia.

Satunnaisten liikelahjojen antaminen muille kuin valtion virkamiehille tai heidän viihdyttämisensä liikeneuvottelujen tai liikesuhteiden kehittämisen yhteydessä on yleensä hyväksyttävää osana Yhtiön liiketoiminnan harjoittamista. Tällaisia lahjoja tulee kuitenkin antaa vain harvoin, ja niiden tulee olla arvoltaan vähäisiä.  Mitään sellaisia lahjoja tai sellaista viihdyttämistä, joka saattaisi aiheuttaa tunteen tai odotuksen henkilökohtaisen velvoitteen syntymisestä tarjoajaa kohtaan, ei tule tarjota tai vastaanottaa.

Kaupallisissa liiketoimintaympäristöissä hyväksyttäviksi katsottavat käytännöt saattavat olla valtion- tai paikallishallinnon virkamiehiä koskevien lakien tai käytäntöjen vastaisia.  Tämän takia virkamiehille ei tule tarjota minkäänlaisia liikelahjoja tai viihdettä ilman talousjohtajan etukäteen antamaa lupaa.

Tiettyjä rajoitettuja tilanteita lukuun ottamatta Yhdysvaltain ulkomaalaisia korruptoituneita käytäntöjä koskevassa laissa (Foreign Corrupt Practices Act, ”FCPA”) ja muissa soveltuvissa laeissa kielletään kaikenlaisten suorien tai välillisten lahjojen antaminen kenelle tahansa ulkomaalaisille virkamiehelle (”foreign official”) liiketoiminnan hankkimiseksi tai säilyttämiseksi.  Jos työntekijä on epävarma siitä, rikkooko suunniteltu maksu tai lahja FCPA:ia tai muuta lakia, hänen on otettava yhteys talousjohtajaan ennen ryhtymistä toimenpiteisiin.

Kilpailuoikeudellisten lakien noudattaminen

Kilpailuoikeudelliset lait kieltävät sellaiset kilpailijoiden väliset sopimukset, joissa sovitaan esimerkiksi hinnoista, myyntiehdoista asiakkaille ja markkinoiden tai asiakkaiden jakamisesta. Kilpailuoikeudelliset lait voivat olla monimutkaisia, ja niiden rikkomisesta saattaa seurata Yhtiölle ja sen työntekijöille rikosoikeudellisia seuraamuksia, kuten sakkoja ja vankeutta, sekä siviilioikeudellisia vahingonkorvausseuraamuksia. Jos työntekijällä on kysyttävää liittyen kilpailuoikeudellisten lakien noudattamista koskeviin käytäntöihimme, hänen on otettava yhteys talousjohtajaan.

Poliittiset avustukset ja poliittinen toiminta

Kaikkien Yhtiön antamien tai sen puolesta annettujen poliittisten avustusten ja kaikenlaisten poliittisten avustuspyyntöjen on oltava lain ja Yhtiön käytäntöjen mukaisia.  Tämä käytäntö koskee ainoastaan Yhtiön varojen käyttöä, eikä sen tarkoituksena ole rajoittaa tai estää yksittäisiä työntekijöitä taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäseniä antamasta poliittisia avustuksia tai osallistumasta poliittiseen toimintaan omasta puolestaan.  Kenelläkään ei ole oikeutta saada Yhtiöltä suoraa tai välillistä korvausta henkilökohtaisesti annetuista poliittisista avustuksista.

Ympäristö, terveys ja turvallisuus

Olemme sitoutuneet noudattamaan liiketoiminnassamme kaikkia soveltuvia ympäristö-, työterveys- ja työturvallisuuslakeja ja -määräyksiä.  Pyrimme tarjoamaan työntekijöillemme turvallisen ja terveellisen työympäristön sekä olemaan aiheuttamatta haitallisia vaikutuksia ja vahinkoja ympäristölle ja yhteisöille, joissa toimimme.  Tämän tavoitteen saavuttaminen on kaikkien työntekijöiden sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenten vastuulla.

Yhteisön osana toimiminen

Olemme sitoutuneet toimimaan vastuullisena jäsenenä niissä yhteisöissä, joissa toimimme, sekä tunnistamaan molemminpuoliset edut, jotka seuraavat hyvien suhteiden luomisesta näihin yhteisöihin. Riippumatta siitä, missä Yhtiö harjoittaa liiketoimintaansa, pyrimme vaikuttamaan positiivisella ja merkityksellisellä tavalla ympäröivään yhteisöön ja varmistamaan sen, että kaikki sidosryhmät, joihin Yhtiön toimet vaikuttavat, mukaan lukien ympäröivä yhteisö, saavat kohtuullisen osan tämän toiminnan hyödyistä.  Kannustamme työntekijöitämme vaikuttamaan myönteisellä tavalla yhteisössään.

Liiketoimet muiden kanssa

Pyrimme edistämään tämän Toimintaohjeen normien noudattamista myös liikekumppaniemme toiminnassa. Siten käytäntömme kieltävät ohjeistamasta kolmatta osapuolta tekemään mitään sellaisia toimia, jotka ovat lain tai tämän Toimintaohjeen mukaan kiellettyjä, ja meidän tulee välttää ryhtymästä liiketoimiin sellaisten tahojen kanssa, jotka tietoisesti ja toistuvasti toimivat lain tai tämän Toimintaohjeen normien vastaisesti.

Yhtiön taloudellisten tietojen täsmällisyys

Noudatamme erittäin korkeaa vaatimustasoa kaikissa kirjanpitoon, taloushallintoon, sisäiseen raportointiin ja verotukseen liittyvissä asioissa.  Kaiken kirjanpitoaineiston on täsmällisesti kuvattava Yhtiön liiketapahtumia ja niiden tulee olla sopusoinnussa sekä sitovien kirjanpitoperiaatteiden että Yhtiön sisäisen valvontajärjestelmän vaatimusten kanssa.  Tietoja ei saa millään tavoin vääristää Yhtiön todellisen taloudellisen aseman salaamiseksi tai muuttamiseksi.

Asiakirjojen säilyttäminen

Kaikkien Yhtiön liiketoimintaa koskevien asiakirjojen sisällön ja viestinnän tulee olla selkeää, totuudenmukaista ja täsmällistä.  Yhtiön työntekijöiden sekä hallituksen ja ylimmän johdon jäsenten tulee välttää liioittelua, arvailua, oikeudellisten johtopäätösten tekemistä ja halventavien huomioiden tai luonnehdintojen ilmaisemista henkilöistä ja yhtiöistä.  Tämä koskee kaikkea viestintää, mukaan lukien sähköpostia ja epävirallisia muistiinpanoja tai muistioita.  Asiakirjoja tulee aina käsitellä Yhtiön asiakirjojen säilyttämistä koskevien käytäntöjen mukaisesti.  Jos työntekijä taikka hallituksen tai ylimmän johdon jäsen on epävarma siitä, tuleeko tietty asiakirja säilyttää, hänen tulee varmistaa asia esimieheltään/työnjohtajaltaan tai talousjohtajalta ennen toimiin ryhtymistä.

Toimintaohjeen tarkistaminen

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta tarkistaa tämän Toimintaohjeen vuosittain ja tekee siihen tarvittaessa muutoksia.

Sosiaalinen media

Yhtiöstä keskusteleminen henkilökohtaisen sosiaalisen median käytön yhteydessä ei ole suotavaa, ellei talousjohtaja ole tätä nimenomaisesti sallinut. Liikeasioita tulee hoitaa vain hyväksyttyjen kanavien kautta, mutta ymmärrämme, että sosiaalista mediaa käytetään tietolähteenä ja keinona viestiä ystävien, perheenjäsenten ja työhön liittyvien kontaktien kanssa.

Jos käyttäessäsi sosiaalista mediaa esiinnyt Yhtiön työntekijänä, toimihenkilönä tai hallituksen jäsenenä, taikka mainitset Yhtiön muuten esimerkiksi Facebook-sivulla tai ammatillista verkostoitumista koskevalla sivustolla, muista seuraavat seikat:

  • Älä koskaan paljasta Yhtiötä taikka sen liiketoimintaa, asiakkaita tai toimittajia koskevia luottamuksellisia tietoja.
  • Tee selväksi, että ilmaisemasi mielipiteet ovat henkilökohtaisia mielipiteitäsi, eivätkä Yhtiön kantoja.
  • Kohtele kunnioittavasti kollegoitasi ja kaikkia Yhtiöön kytköksissä olevia henkilöitä, mukaan lukien asiakkaita ja alihankkijoita.
  • Ilmoita välittömästi talousjohtajalle, jos huomaat sosiaalisessa mediassa sisältöä, jossa Yhtiötä käsitellään virheellisesti tai sopimattomasti.
  • Älä koskaan kommentoi Yhtiötä koskevia tietoja, mukaan lukien mahdollisesti virheellisiä tietoja.
  • Älä koskaan julkaise asiakirjoja, asiakirjojen osia, kuvia taikka video- tai äänitallenteita, jotka on laadittu Yhtiön omaisuudella, jotka kuvaavat Yhtiön tuotteita, palveluja tai henkilöitä taikka jotka on luotu Yhtiön toiminnan tai tapahtumien yhteydessä.

Ammatillinen verkostoituminen

Internetin välityksellä tapahtuvasta verkostoitumisesta ammatillisilla tai toimialakohtaisilla sivustoilla, kuten LinkedIn-sivustolla, on muodostunut merkittävä ja tehokas tapa pitää yhteyttä ja jakaa tietoa kollegoiden välillä. Työntekijöiden, toimihenkilöiden ja hallituksen jäsenten tulee toimia harkiten julkaistessaan tietoja itsestään tai Yhtiöstä tällaisissa palveluissa.

Yksittäisen työntekijän Yhtiöstä tai itsestään julkaisemat tiedot vaikuttavat meihin kaikkiin. Noudata ammatillisen verkostoitumisen sivustoja käyttäessäsi Toimintaohjeissamme kuvattuja ammattimaisuutta ja rehellisyyttä koskevia normeja sekä edellä kuvattuja sosiaalista mediaa koskevia ohjeita.

Updated 11 June, 2015